Conditions Génerales de vente - CGV

Préambule — Objet

Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») constituent le socle unique de la relation commerciale entre la société EUROPATRAD (« EuropaTrad »), spécialisée dans la traduction, l'interprétariat et les services linguistiques et technologiques destinés aux entreprises, et tout client professionnel (le ou les « Client(s) »). Elles régissent l'ensemble des prestations réalisées par EuropaTrad (ensemble, la ou les « Prestation(s) »).

Les CGV se composent des présentes Dispositions communes et des Conditions Particulières A, B et C ci-après, qui en font partie intégrante et figurent dans le même document. Le traitement des données à caractère personnel réalisé par EuropaTrad en qualité de sous-traitant est régi par son accord de traitement des données (DPA), document distinct disponible sur demande et accessible sur le site www.europatrad.eu, qui complète les présentes.

Toute commande de Prestations implique l'adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV et aux Conditions Particulières applicables. Le Client se porte fort de leur respect par l'ensemble de ses salariés et préposés participant à une Prestation.

Article 1 — Documents contractuels et hiérarchie

La relation entre les parties est régie, par ordre de priorité décroissante, par : (1) le contrat-cadre ou les conditions particulières négociées et signées entre les parties ; (2) le devis accepté ou la commande confirmée ; (3) les Conditions Particulières correspondant à la famille de Prestations concernée ; (4) les présentes Dispositions communes. En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut pour la seule stipulation en cause.

Les présentes CGV s'appliquent à l'exclusion de tout autre document. Les conditions générales d'achat du Client lui sont inopposables, quel que soit le moment où elles ont été portées à la connaissance d'EuropaTrad, sauf acceptation expresse et écrite d'EuropaTrad ; dans ce cas, elles ne prévalent que pour les seules stipulations expressément acceptées et pour la commande concernée.

Article 2 — Commande

La commande s'effectue selon les modalités propres à chaque famille de Prestations, précisées aux Conditions Particulières applicables : par acceptation écrite d'un devis, par validation sur le portail client d'EuropaTrad, ou selon les modalités convenues au contrat-cadre. Sauf durée de validité différente indiquée sur le devis lui-même, celui-ci est valable un (1) mois, et la commande devient définitive à sa confirmation écrite par le Client.

Toute modification de commande requiert l'accord écrit des parties, y compris par courrier électronique, et peut donner lieu à révision du prix et des délais. Aucune annulation ne peut intervenir sans l'accord d'EuropaTrad ; le travail déjà réalisé reste dû, selon les modalités précisées aux Conditions Particulières.

Article 3 — Prix

Les Prestations sont fournies au prix hors taxes indiqué au devis ou au barème du contrat-cadre. Les prestations urgentes ou réalisées les samedis, dimanches, jours fériés ou de nuit peuvent faire l'objet d'une majoration, portée à la connaissance du Client au devis ou par courrier électronique et confirmée par écrit par ce dernier.

Article 4 — Conditions de règlement

Sauf stipulation contraire, chaque facture est payable par virement bancaire à réception, sans escompte. Pour tout nouveau Client, EuropaTrad peut exiger un acompte de 50 % du montant de la commande, mentionné au devis.

Avec l'accord écrit préalable d'EuropaTrad, les Prestations peuvent être facturées à un tiers désigné par le Client, dont ce dernier se porte garant du paiement ; en cas de défaillance du tiers, le Client demeure débiteur de l'intégralité des sommes dues.

En cas de retard de paiement, toutes les sommes dues, même non échues, deviennent immédiatement exigibles sans mise en demeure préalable. Sont en outre appliquées de plein droit des pénalités de retard à un taux égal à celui de l'opération de refinancement la plus récente de la Banque centrale européenne majoré de dix (10) points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros, sans préjudice de l'indemnisation des frais de recouvrement exposés au-delà de ce montant sur justificatifs. EuropaTrad peut par ailleurs suspendre l'exécution et la livraison des Prestations en cours jusqu'au complet paiement.

Article 5 — Délais et livraison

Les délais sont indiqués au devis ou convenus par écrit. La livraison s'effectue par voie électronique (courrier électronique, portail client ou transfert de fichiers sécurisé) ou, à la demande, par voie postale. La responsabilité d'EuropaTrad ne peut être engagée en cas de retard non imputable à EuropaTrad, notamment résultant de modifications demandées par le Client ou d'informations inexactes ou incomplètes.

Article 6 — Obligations et garanties du Client

Le Client met à disposition d'EuropaTrad l'intégralité des éléments nécessaires à la Prestation et répond aux demandes d'information utiles. EuropaTrad décline toute responsabilité en cas d'incohérence, d'ambiguïté ou d'erreur du contenu d'origine.

Le Client garantit qu'il détient l'ensemble des droits sur les documents, contenus, logiciels, marques et éléments qu'il transmet, ou qu'il a obtenu les autorisations nécessaires à leur traitement et à leur traduction. Il garantit EuropaTrad contre toute réclamation d'un tiers fondée sur les éléments qu'il a fournis.

Article 7 — Conformité et réclamation

Pour les Prestations remises sous forme de fichier ou de document, le Client dispose d'un délai d'un (1) mois à compter de la réception pour vérifier la Prestation et formuler par écrit toute réclamation, accompagnée des éléments contestés. Passé ce délai, la Prestation est réputée acceptée. Un défaut affectant une partie de la Prestation ne remet pas en cause l'ensemble, EuropaTrad conservant la faculté de procéder aux rectifications.

Les Prestations d'interprétariat, exécutées en temps réel, sont réceptionnées à leur achèvement ; toute réclamation à leur sujet doit être formulée sans délai et confirmée par écrit dans les meilleurs délais.

Des modalités de recette spécifiques peuvent être prévues aux Conditions Particulières, notamment pour les Prestations de projet et d'intégration.

Article 8 — Propriété intellectuelle

Documents source. Le Client demeure propriétaire des documents et contenus qu'il transmet. Il autorise EuropaTrad à les utiliser aux seules fins de la réalisation de la Prestation.

Livrables. Sous réserve du paiement intégral du prix, EuropaTrad cède au Client les droits d'exploitation sur le livrable réalisé pour son compte, pour l'usage, la destination, le territoire et la durée définis au devis ou aux Conditions Particulières applicables. Chaque catégorie de droits cédés est précisée conformément aux exigences de forme du Code de la propriété intellectuelle. Jusqu'au complet paiement, le Client n'est pas autorisé à exploiter le livrable ; EuropaTrad se réserve la faculté d'en suspendre la mise à disposition.

Mémoires de traduction et bases terminologiques. Les mémoires de traduction et bases terminologiques élaborées à l'occasion des Prestations demeurent la propriété d'EuropaTrad. EuropaTrad n'utilise la mémoire propre à un Client que pour la réalisation des Prestations de ce Client et s'interdit de la communiquer ou de la réutiliser, sous une forme permettant d'identifier le Client, au bénéfice d'un autre client.

EuropaTrad peut constituer, à partir des Prestations réalisées, des ressources linguistiques agrégées et anonymisées, organisées par domaine, ne permettant d'identifier ni le Client, ni aucune personne physique. En qualité de propriétaire de ces ressources, EuropaTrad peut les exploiter pour améliorer et adapter la précision des moteurs de traduction automatique qu'elle met en œuvre, ainsi que pour entraîner des modèles de langage opérés sur ses propres infrastructures. Ces traitements sont réalisés dans le respect du RGPD et de la politique de conservation d'EuropaTrad, et sans préjudice de l'article 9. Des restrictions particulières peuvent être convenues au contrat-cadre pour les Clients soumis à des exigences de confidentialité renforcées.

Composants réutilisables. EuropaTrad conserve la propriété de ses méthodes, savoir-faire, outils, modèles et composants génériques préexistants ou développés à l'occasion des Prestations. Les modalités applicables aux développements et paramétrages spécifiques sont précisées aux Conditions Particulières B.

Article 9 — Recours aux outils de traduction automatique et d'intelligence artificielle

EuropaTrad peut recourir, pour tout ou partie de la production, à des outils de traduction automatique et d'intelligence artificielle. Le niveau d'intervention humaine (traduction humaine, post-édition, relecture) est fonction du niveau de service commandé et précisé au devis ou aux Conditions Particulières.

EuropaTrad sélectionne ces outils de manière à préserver la confidentialité et la sécurité des données du Client et à ce que les contenus du Client transmis en production ne soient pas réutilisés par les éditeurs concernés pour l'entraînement de leurs propres modèles. Les données relevant d'un niveau de sensibilité élevé sont traitées au moyen d'outils dédiés dans des conditions renforcées, précisées le cas échéant au contrat-cadre.

Une Prestation faisant appel à la traduction automatique ou à l'intelligence artificielle sans post-édition humaine ne présente pas le même niveau de garantie qu'une prestation avec intervention humaine ; la responsabilité d'EuropaTrad s'apprécie au regard du niveau de service effectivement commandé. Le traitement des données à caractère personnel dans ce cadre est régi par l'annexe DPA.

Article 10 — Confidentialité

Chaque partie s'engage à une obligation réciproque de confidentialité portant sur tous les éléments échangés dans le cadre des Prestations, quel qu'en soit le support. Les parties s'interdisent de les communiquer à des tiers sans l'autorisation écrite préalable de l'autre partie et de les utiliser à d'autres fins que l'exécution du contrat. Le recours par EuropaTrad à ses traducteurs, interprètes et prestataires pour l'exécution des Prestations ne constitue pas un manquement à cette obligation, ces intervenants étant eux-mêmes tenus à la confidentialité. Le traitement des données à caractère personnel est régi par l'annexe DPA et par la Charte de confidentialité d'EuropaTrad.

Article 11 — Référence commerciale

EuropaTrad peut mentionner le nom et la marque du Client, ainsi que les caractéristiques générales des Prestations réalisées, à titre de référence commerciale. Le Client peut à tout moment s'y opposer, pour l'avenir, par simple demande écrite.

Article 12 — Protection des données à caractère personnel

Lorsque EuropaTrad traite des données à caractère personnel pour le compte du Client dans le cadre des Prestations, elle agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Les conditions de ce traitement sont définies dans l'accord de traitement des données (DPA) d'EuropaTrad, document distinct disponible sur demande et accessible sur le site www.europatrad.eu.

Le traitement par EuropaTrad des données du Client en qualité de responsable de traitement (gestion de la relation commerciale) est décrit dans sa Charte de confidentialité.

Article 13 — Responsabilité

EuropaTrad est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité totale, tous préjudices confondus et toutes causes confondues, est limitée au montant de la commande à l'origine du litige. Sont exclus les préjudices indirects, notamment la perte de chiffre d'affaires, la perte d'exploitation, le préjudice commercial, le manque à gagner et toute réclamation d'un tiers contre le Client. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages qui ne peuvent être limités par la loi. Les parties reconnaissent que ces stipulations sont déterminantes de leur consentement et que le prix reflète la répartition du risque qui en résulte.

Article 14 — Assurance

EuropaTrad déclare être titulaire d'une assurance de responsabilité civile professionnelle couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité dans le cadre des Prestations à hauteur de 1 000 000 (un million) d'euros, et en justifie sur demande.

Article 15 — Relation avec les prestataires

EuropaTrad est le seul interlocuteur du Client pour la réalisation des Prestations. Sauf accord contraire, le Client s'interdit, pendant l'exécution des Prestations et durant les six (6) mois suivants, de contractualiser directement ou indirectement des prestations de même nature avec les traducteurs, interprètes ou prestataires d'EuropaTrad. En cas de manquement, le Client est redevable d'une somme égale au montant des commandes des six (6) derniers mois, sans pouvoir être inférieure à dix mille (10 000) euros.

Article 16 — Durée et résiliation

En cas de manquement d'une partie à ses obligations, non réparé dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, l'autre partie peut résilier de plein droit la commande concernée, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Article 17 — Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, c'est-à-dire d'un événement échappant à son contrôle, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées. La partie affectée en informe l'autre sans délai. Si l'empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit ; s'il est temporaire, l'exécution est suspendue pour la durée de l'empêchement.

Article 18 — Dispositions diverses

La nullité d'une stipulation n'affecte pas la validité des autres. Le fait de ne pas se prévaloir d'une stipulation ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder le bénéfice du contrat sans l'accord écrit d'EuropaTrad.

Article 19 — Droit applicable et litiges

Les CGV et les Prestations qu'elles régissent sont soumises au droit français. En cas de traduction des CGV, seule la version française fait foi. Tout différend relatif à leur validité, interprétation, exécution ou au paiement du prix relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Lyon, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie, pour toute demande principale, incidente, au fond ou en référé.

A.1 — Champ d'application

Les présentes Conditions Particulières régissent les Prestations dont le résultat est un livrable remis au Client : traduction, préparation de documents et PAO, traduction de site web et référencement naturel, traduction et adaptation de contenus e-learning, traduction audiovisuelle (sous-titrage, voix off, transcription), création de contenu multilingue, et accessibilité et inclusion numérique des contenus.

A.2 — Devis et unités de facturation

Chaque Prestation fait l'objet d'un devis précisant le périmètre, l'unité de facturation, le niveau de service et le délai. Selon la nature de la Prestation, l'unité de facturation peut être le mot, la ligne, la page, la minute ou l'unité de durée, ou un forfait, telle qu'indiquée au devis.

A.3 — Niveau de service et recours à la traduction automatique

Chaque Prestation est détaillée au devis, qui en précise le niveau de service. Les caractéristiques des différents niveaux de service sont présentées sur le site www.europatrad.eu et précisées au devis. Selon le niveau commandé, la Prestation peut comporter ou non une intervention humaine de traduction et comporter ou non une étape de révision. Le recours aux outils de traduction automatique et d'intelligence artificielle est régi par l'article 9 des Dispositions communes.

La réalisation des traductions et leur vérification peuvent s'appuyer sur des outils reposant sur l'intelligence artificielle, en soutien du travail des traducteurs. La configuration de ces outils de traduction automatique, intégrés aux outils de traduction d'EuropaTrad, met en œuvre les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité des contenus du Client. Sur demande du Client, notamment pour se conformer à sa politique de gestion des données, EuropaTrad exclut le recours à l'intelligence artificielle et circonscrit l'accès aux données du Client aux seuls traducteurs, vérificateurs et chefs de projet affectés à ses projets.

A.4 — Éléments fournis par le Client

Le Client fournit les contenus à traiter dans un format exploitable ainsi que tout élément de référence utile (glossaires, documents antérieurs, consignes, chartes). Pour les Prestations portant sur un site web, une plateforme e-learning ou un environnement technique, le Client fournit les fichiers dans un format éditable ou les accès nécessaires. La qualité et le délai de la Prestation dépendent de la complétude et de la qualité des éléments fournis.

A.5 — Dispositions propres à certaines Prestations

Traduction et PAO. La PAO fait l'objet d'un chiffrage distinct. EuropaTrad n'est pas responsable de la mise en forme finale lorsque la PAO ou l'intégration est réalisée par le Client ou un tiers.

Traduction de site web et référencement (SEO). Les prestations de référencement constituent une obligation de moyens. EuropaTrad optimise les contenus au regard des mots-clés et consignes convenus, mais ne garantit aucun résultat de positionnement, celui-ci dépendant des algorithmes des moteurs de recherche et de facteurs extérieurs à EuropaTrad. L'intégration technique dans le système du Client, si elle est confiée à EuropaTrad, relève des Conditions Particulières B.

Traduction e-learning. Les contraintes de synchronisation, de durée et d'intégration dans la plateforme du Client sont précisées au devis. L'intégration technique dans un LMS relève des Conditions Particulières B.

Traduction audiovisuelle. Le sous-titrage est soumis aux contraintes de lisibilité (nombre de caractères, durée d'affichage) précisées au devis. Les prestations de voix off peuvent être réalisées au moyen de solutions de synthèse vocale, la voix étant alors générée par intelligence artificielle ; EuropaTrad en informe le Client au devis et déclare disposer des droits d'usage nécessaires auprès des éditeurs de ces solutions. La reproduction ou le clonage de la voix identifiable d'une personne déterminée requiert le consentement préalable de cette personne, que le Client fournit et garantit. Le Client garantit détenir les droits sur les œuvres et contenus audiovisuels qu'il transmet.

Création de contenu multilingue. Le livrable constitue une création originale et non une traduction. Il est réalisé sur la base du brief et des éléments fournis par le Client, sous obligation de moyens quant à son adéquation aux attentes exprimées. Les droits sur le contenu créé sont cédés au Client dans les conditions de l'article 8 des Dispositions communes.

Accessibilité et inclusion numérique. Les prestations d'accessibilité constituent une obligation de moyens visant à rendre les contenus livrés conformes aux référentiels convenus (notamment RGAA ou WCAG) au périmètre défini au devis. Le Client demeure responsable de la conformité d'ensemble et du maintien dans le temps de l'accessibilité de son site ou de son application.

A.6 — Livraison et formats

La livraison intervient dans le ou les formats convenus au devis. Toute conversion ou format supplémentaire non prévu fait l'objet d'un chiffrage complémentaire.

A.7 — Réception

La réception s'effectue selon l'article 7 des Dispositions communes (délai d'un mois pour les livrables remis sous forme de fichier ou de document).

B.1 — Champ d'application

Les présentes Conditions Particulières régissent les Prestations à caractère de projet ou d'intégration technique : conseil et intégration de solutions linguistiques, localisation de logiciels, intégration de CMS multilingue, et paramétrage d'outils de traduction (TMS). Les prestations de conseil constituent une obligation de moyens : EuropaTrad formule des recommandations, la décision de leur mise en œuvre appartenant au Client.

B.2 — Modalités financières

Les Prestations sont facturées selon l'une des modalités suivantes, précisée au devis : au forfait par projet ; sous forme d'un crédit d'heures à consommer selon l'avancement du projet ; ou sous forme d'un abonnement périodique lorsqu'elles comportent une maintenance ou un service récurrent. Le forfait peut être échelonné en versements liés à des jalons. Le crédit d'heures est décompté selon le temps effectivement consacré, son solde étant communiqué au Client sur demande. L'abonnement est conclu pour une durée de six (6) ou douze (12) mois, sans reconduction tacite ; son renouvellement fait l'objet d'un nouvel accord.

B.3 — Déroulement du projet et collaboration du Client

Le projet se déroule selon les phases et le planning convenus au devis. Le Client désigne un interlocuteur unique, fournit en temps utile les accès, environnements, contenus et informations nécessaires, et valide les livrables intermédiaires. Le respect des délais par EuropaTrad est subordonné à cette collaboration. Tout retard, indisponibilité d'un environnement ou décision tardive imputable au Client suspend d'autant les délais et peut donner lieu à un réajustement du devis.

B.4 — Recette

Chaque livrable ou jalon fait l'objet d'une recette par le Client. Le Client dispose du délai convenu au devis pour vérifier la conformité du livrable au périmètre convenu et notifier par écrit ses réserves motivées. À défaut de réserve écrite dans ce délai, ou en cas de mise en exploitation du livrable par le Client, la recette est réputée acquise. Les anomalies mineures n'empêchent pas la recette et sont corrigées dans un second temps.

B.5 — Propriété intellectuelle des développements et paramétrages

Sous réserve du paiement intégral, EuropaTrad cède au Client, à titre non exclusif, les droits d'exploitation sur les développements et paramétrages spécifiques réalisés pour son compte, pour l'usage, la destination, le territoire et la durée définis au devis.

EuropaTrad demeure propriétaire de ses méthodes, savoir-faire, outils, bibliothèques, modèles et composants génériques, préexistants ou développés à l'occasion de la Prestation. Dans la mesure où ces éléments génériques sont incorporés à un livrable, EuropaTrad concède au Client une licence d'utilisation non exclusive, non cessible sauf accord, pour la durée d'exploitation du livrable et le périmètre convenu, aux seules fins d'utilisation dudit livrable.

B.6 — Logiciels et services de tiers

La réalisation des Prestations peut nécessiter des logiciels, plateformes ou services édités par des tiers (notamment TMS, CMS, plateformes d'apprentissage). Selon le cas :

• lorsque le Client souscrit directement ces services auprès de l'éditeur, il en supporte les licences et conditions d'utilisation, EuropaTrad intervenant sur l'environnement du Client ;
• lorsque ces services sont souscrits et refacturés par EuropaTrad, le Client est réputé accepter les conditions d'utilisation de l'éditeur concerné, qui lui sont communiquées, et EuropaTrad les lui refacture selon les modalités du devis.

Dans les deux cas, EuropaTrad intervient en qualité d'intégrateur et non d'éditeur. Sa responsabilité se limite à sa propre prestation d'intégration et de paramétrage, à l'exclusion des défauts, interruptions ou évolutions propres aux services de tiers, dont elle ne maîtrise ni la conception ni la disponibilité.

B.7 — Maintenance et support

Lorsqu'une prestation de maintenance ou de support est souscrite, son périmètre, ses délais et ses éventuelles exclusions sont précisés au devis. Sauf stipulation contraire, la maintenance couvre la correction des anomalies et n'inclut pas les évolutions fonctionnelles, qui font l'objet de commandes distinctes.

B.8 — Réversibilité

À l'expiration ou à la résiliation de la Prestation, EuropaTrad restitue au Client, à sa demande, les données, mémoires, configurations et paramétrages spécifiques lui appartenant, dans un format standard exploitable. Les opérations d'assistance à la réversibilité excédant la simple restitution font l'objet d'un chiffrage distinct.

B.9 — Responsabilité

EuropaTrad est tenue d'une obligation de moyens. Elle n'est pas responsable des dysfonctionnements résultant des systèmes, environnements ou services de tiers du Client, ni des conséquences d'une modification des livrables opérée par le Client ou un tiers après recette. Le Client demeure responsable de la sauvegarde de ses données et de la sécurité de ses propres environnements.

B.10 — Protection des données

Lorsque les Prestations impliquent un traitement de données à caractère personnel pour le compte du Client, notamment lors du paramétrage ou de la reprise de données, ce traitement est régi par le DPA visé à l'article 12 des Dispositions communes.

B.11 — Service d'abonnement Portail et TMS

Lorsque le Client souscrit au service d'abonnement au Portail de traduction et au système de gestion de traduction (TMS) exploité par EuropaTrad, ce service est régi par les conditions générales de vente d'abonnement dédiées, qui prévalent sur les présentes pour ce service. Les présentes Conditions Particulières demeurent applicables aux prestations de projet et d'intégration commandées séparément.

C.1 — Champ d'application

Les prestations d'interprétariat consistent en la restitution orale, en temps réel, d'un discours d'une langue vers une autre, par un ou plusieurs interprètes choisis par EuropaTrad. Elles peuvent être réalisées en présentiel ou à distance, et selon différents modes (notamment consécutif, simultané ou de liaison), précisés au devis. L'interprétation peut également être assurée au moyen de systèmes d'interprétation automatique reposant sur l'intelligence artificielle ; dans ce cas, les stipulations de l'article 9 des Dispositions communes s'appliquent, l'exactitude et l'adéquation de l'interprétation automatique ne pouvant être garanties.

C.2 — Commande et disponibilité de l'interprète

La commande s'effectue selon les modalités des Dispositions communes. Le devis est valable un (1) mois, sous réserve de la disponibilité de l'interprète au jour de sa confirmation par le Client, dont EuropaTrad ne saurait être tenue responsable. En cas d'empêchement d'un interprète pressenti, EuropaTrad met en œuvre ses meilleurs efforts pour le remplacer par un interprète de qualification équivalente.

C.3 — Prix et frais

Les prestations sont facturées forfaitairement à la journée ou à la demi-journée, ou à l'heure, notamment pour l'interprétation à distance, selon les modalités du devis ou du contrat-cadre.

Le devis peut comprendre, outre l'honoraire de l'interprète :

• les frais de déplacement, de séjour et de restauration, facturés aux frais réels ou, lorsque cela est possible, sous forme de forfait ;
• les frais techniques liés aux systèmes d'interprétation, qu'il s'agisse d'équipements d'interprétation en présentiel, de plateformes d'interprétation simultanée à distance ou de systèmes d'interprétation assistée par intelligence artificielle ;
• les frais de gestion de projet, tels que les tests préalables, l'assistance à la programmation de la réunion et l'assistance technique pendant la réunion pour l'interprétation à distance.

EuropaTrad communique une estimation des frais au devis ; leur montant définitif peut varier lorsqu'ils sont facturés aux frais réels.

Sauf stipulation contraire du devis, la journée d'interprétation s'entend d'une durée de sept (7) heures et la demi-journée de quatre (4) heures. Toute heure effectuée au-delà de la durée convenue constitue une heure supplémentaire, facturée selon le tarif indiqué au devis.

C.4 — Annulation

Toute annulation par le Client donne lieu au paiement de :

• 25 % du prix si l'annulation intervient entre deux (2) mois et deux (2) semaines avant la date prévue ;
• 50 % du prix si l'annulation intervient entre deux (2) semaines et quarante-huit (48) heures avant la date prévue ;
• 100 % du prix si l'annulation intervient moins de quarante-huit (48) heures avant la date prévue.

Les frais de déplacement et de séjour déjà engagés et non remboursables restent dus en sus.

C.5 — Conditions d'exécution et préparation

Le Client renseigne le cahier des charges fourni par EuropaTrad, sur la base duquel le devis est établi. Il communique, dans un délai raisonnable avant la prestation, les éléments nécessaires à la préparation de l'interprète (ordre du jour, discours, présentations, terminologie, documents de référence).

Le Client met à disposition les conditions matérielles et techniques requises. Pour l'interprétation en présentiel, cela comprend notamment l'installation, la sonorisation et, le cas échéant, les cabines. Pour l'interprétation à distance, cela comprend une connexion adaptée ainsi qu'un système de captation (microphones) de qualité pour l'ensemble des participants, indispensable à la qualité et à la fluidité de l'interprétation.

La qualité de la prestation ne peut être garantie si ces conditions ne sont pas réunies ou si les éléments de préparation ne sont pas fournis en temps utile.

C.6 — Enregistrement et diffusion

La prestation d'interprétariat est destinée à une écoute directe et immédiate. Tout enregistrement, captation, retransmission ou réutilisation ultérieure de l'interprétation requiert l'accord écrit préalable d'EuropaTrad et du ou des interprètes, et peut donner lieu à une rémunération complémentaire.

Lorsque la prestation est réalisée sur une plateforme d'interprétation à distance fournie par EuropaTrad (telle que Kudo, Microsoft Teams ou Zoom), l'enregistrement de la réunion par le Client est limité aux finalités convenues au devis. Le Client demeure responsable de l'information et du recueil des autorisations nécessaires auprès des participants. L'enregistrement du flux d'interprétation reste soumis à l'accord préalable prévu au premier alinéa ; à défaut, il n'est pas autorisé.

C.7 — Réception

La prestation étant exécutée en temps réel, elle est réceptionnée à son achèvement, conformément à l'article 7 des Dispositions communes. Toute réclamation doit être formulée sans délai et confirmée par écrit dans les meilleurs délais.

C.8 — Confidentialité

Les interprètes intervenant pour EuropaTrad sont tenus à une obligation de confidentialité sur l'ensemble des informations dont ils ont connaissance à l'occasion de la prestation, dans les conditions de l'article 10 des Dispositions communes.