Traduction de documents : les 6 erreurs à éviter
Comprendre le fonctionnement du projet de traduction quand vous collaborez avec une agence spécialisée
Vous êtes de plus en plus nombreux à rechercher plus de flexibilité dans les délais tout en recherchant logiquement maîtriser les coûts de vos prestataires de services de traduction.
Pour cela, beaucoup d’éléments sont à prendre en compte dans la manière de vous y atteler. Et plus particulièrement à propos de ce que vous devez faire et ne pas faire lors de leur préparation quand vous souhaitez faire traduire vos contenus par des professionnels.
Pourquoi ?
Tout d’abord pour que votre compréhension des enjeux et techniques vous permette de maîtriser l’étape de traduction, et que vous l’intégriez dans l’organisation et la réalisation de vos projets. Vous aurez par conséquent un contrôle éclairé et solide sur votre budget ainsi que sur les délais.
Mais aussi parce qu’une bonne relation avec les chefs de projets (ou PM) et les traducteurs de votre agence repose sur cette compréhension mutuelle des enjeux de chacun. Les chefs de projets en traduction et les traducteurs ne vous en seront que plus reconnaissants.
Alors c’est parti pour un TOP 6 des erreurs à ne pas faire et nos conseils pour prendre le bon pli !
Les PDF sont un véritable casse-tête pour les traducteurs et les chefs de projet qui vous accompagnent. Ils ne permettent aucune modification. L’extraction du texte à traduire doit être effectuée manuellement à partir du fichier PDF puis remis en forme dans un fichier éditable, ce qui rallonge les temps de gestion et vous coûte plus cher.
Veillez donc à ce qu’il soit dans un format de fichier natif.
Si le document doit être recréé par votre agence de traduction à partir de zéro, il y a un délai de récréation important.
Davantage si la mise en page est compliquée à recréer.
Évitez également de convertir votre fichier PDF en Word ou dans un autre format modifiable en utilisant les fonctions d’OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance de texte), surtout si vous avez accès facilement aux fichiers natifs. La conversion d’un PDF en Word donne des résultats très peu satisfaisants et oblige, hélas, aussi à recréer le document.
Pour la traduction de documents, fournir un fichier natif permet d’établir un devis rapidement et basé sur le nombre exact de mots à traduire, ce qu’un PDF ne permet pas de faire car la mise en page donne des résultats approximatifs du décompte de mots, et donc d’un effort de traduction.
Parfois, pour essayer de réduire les coûts, la tentation est grande d’extraire de petits morceaux de texte (ou de les surligner dans un document) pour que la traduction se limite à ces contenus. Ce peut être le cas si on a affaire à des textes modifiés, ou si on possède déjà une partie des traductions, directement ou indirectement.
Ceci est souvent une fausse bonne idée car le chargé de projet passe beaucoup de temps à identifier, préparer et à la fin, réintégrer les traductions.
L’avantage des agences de traduction est qu’elles possèdent des outils efficaces et rapides pour différencier ce qui est déjà traduit, et ce qui est à traduire. Il est donc bénéfique pour vous de leur confier la totalité de vos contenus à traduire et négocier avec elle la façon de prendre en charge et utiliser ce qui est déjà traduit.
Conséquence ?
Le coût total de vos traductions (Total Cost of Translation) sera bien souvent inférieur.
Enfin, ce processus vous permet de capitaliser sur vos mémoires de traduction. Vos collaborations avec votre agence de traduction seront bien plus simples à gérer et surtout moins chères !
Dans un monde polyglotte, et en particulier où de nombreuses personnes ont une bonne connaissance de l’anglais, il arrive souvent que des « non-natifs » écrivent dans une langue qu’ils ont apprise (en général l’anglais).
Lorsque ces textes sont ensuite utilisés pour être traduits dans d’autres langues, cela peut devenir très compliqué :
Les approximations, les erreurs ou les contresens de ces rédacteurs non-natifs, deviennent difficiles à interpréter par les traducteurs, qui produisent alors eux-mêmes des approximations, des faux-sens ou des contresens dans les langues cibles.
Écrire vos documents sources dans une langue qui n’est pas votre langue maternelle entraîne donc un risque majeur : produire des traductions incorrectes et de piètre qualité dans les langues cibles.
Il est donc utile et très pertinent avant de lancer la traduction, de faire relire les textes par des natifs qui connaissent le domaine et le contexte et qui pourront éclaircir les points de difficulté avec le rédacteur d’origine.
La même difficulté peut se produire lorsqu’une traduction a été faite (souvent vers l’anglais), par des traducteurs non-natifs. La traduction du document est alors largement altérée, ou nécessite au préalable une relecture par un traducteur natif.
Ne soyez pas vague sur le contexte de votre demande de traduction.
En effet, le contexte est crucial lorsqu’il s’agit de traduire des documents. Il l’est encore plus lorsqu’il s’agit de traduire des fichiers structurés, contenant des textes non rédigés. Si vous n’indiquez pas les bonnes informations, l’agence ne pourra pas vous préparer le bon devis et devra vous recontacter pour obtenir plus de détails. Cela vous fait perdre du temps.
Quelques exemples :
Si votre traduction concerne des interfaces utilisateurs (logiciel, service SAAS, machine), et que les contenus à traduire sont fournis dans un format base de données (.csv, Excel, …) veillez à fournir toutes les informations de contexte pour ces interfaces. Ce pourra être l’accès au logiciel, des modes d’emploi ou des guides en ligne, etc.
Autre contexte, autre exemple : si vous faites traduire des questionnaires (pour des formations e-learning par exemple, ou des questionnaires clients) il est important de fournir aux traducteurs des informations complémentaires pour savoir dans quel champ et domaine ils s’appliquent ainsi que dans quel contexte.
Ou encore, si vous faites une demande de traduction assermentée, veillez à préciser la date limite afin d’optimiser l’organisation du projet. De même, si vous souhaitez faire traduire votre document en anglais, veillez à préciser pour quelle locale : souhaitez-vous de l’anglais américain, de l’anglais britannique, de l’anglais australien ou bien de l’anglais de la Nouvelle-Zélande ?
De manière générale, soyez clair et explicite dès le départ.
Il n’arrive qu’en 5ème position mais n’est pas des moindres. Savez-vous ce qu’il se passe lorsque vous modifiez le document source déjà parti en traduction ?
Outre les maux de tête à répétition, cela crée un décalage important et une confusion autant chez les traducteurs, que chez les chefs de projets de votre entreprise et de l’agence.
L’impact se fera aussi ressentir sur les délais et les coûts du projet de traduction de document :
- Si vous supprimez une partie du texte, vous paierez quand même la traduction produite. En même temps, vous ajouterez les nouvelles traductions au prix initial.
- Il faut revenir au début du document pour s’assurer que le sujet traité est cohérent du point de vue idiomatique et contextuel.
- Elles peuvent dégrader la relation entre vous et votre agence car vous aurez l’impression de payer des surplus importants alors que les délais s’allongent. Et l’ensemble des acteurs du projet de traduction sera soumis à une forme de pression sur la livraison finale, ce qui est bien évidemment hors de question.
La vraie solution pour éviter tout cela est d’anticiper correctement la traduction dans votre gestion de projet, dans votre calendrier de production. N’envoyez le contenu en traduction que lorsqu’il est terminé puis gelez-le. Mettez les parties prenantes du projet dans les meilleures conditions possibles.
Vous imaginez souvent que collaborer avec plusieurs agences vous sécurise et vous sera avantageux en termes de coûts et de délais…
Or, en répartissant le travail entre plusieurs équipes, vous limitez considérablement vos gains de temps et de coûts. En effet, comme les agences de traduction utilisent des mémoires de traduction, elles stockent et organisent vos données traduites. Tout ce qui a déjà été traduit, peut donc être réutilisé, directement ou indirectement. Et c’est donc un gain important de temps, et de coût car ce qui est réutilisé ou adapté est facturé bien moins cher.
Cerise sur le gâteau, vous gagnerez aussi beaucoup en cohérence entre les traductions produites, car elles reposeront sur les mêmes équipes et les mêmes données de mémoire.
Vous pouvez néanmoins collaborer avec plusieurs agences si vous avez plusieurs secteurs et domaines d’activité mais toujours est-il que pour faire une bonne omelette, il vaut mieux veiller à mettre tous ses œufs dans le même panier !