Le choix d’un prestataire en service de traduction n’est pas une affaire simple à mener. En effet, d’abord car il existe de nombreuses structures de services linguistiques : indépendants, agences de traduction, services de traduction automatisée, etc. Bref, des milliers de choix possibles ! Et puis surtout, il faut savoir sélectionner les critères prioritaires, se poser toutes les bonnes questions préalables liées à votre contexte et à votre projet de traduction, encore plus lorsqu’il s’agit d’un projet de traduction technique. Bien identifier vos besoins vous permettra à coup sûr d’optimiser vos consultations de prestations de services de traductions.

Comment réussir votre appel d’offre (AO) de services de traduction ? Suivez le guide, on vous dit tout !

1. Quelles sont les prestations concernées par un appel d’offre en service de traduction ?

Il nous semble important de commencer par identifier les différents types de traduction qui peuvent faire l’objet de votre demande.

En effet, vous pouvez parfois constater des différences de prix importantes lors de vos demandes de cotation. Cela est généralement dû aux spécificités de chaque projet de traduction. Il est donc nécessaire de bien les connaître afin de mesurer le niveau de difficulté et le prix qui en découle.

Et l’une des premières notions à comprendre est celle du « TEP » pour Translation Editing and Proofreading.

Ce trigramme représente le process de traduction dans sa globalité. Le TEP illustre ainsi la version la plus complète d’un travail de traduction :

• Traduction du texte
• Révision
• Contrôle final (qualité du fond et de la forme)

Dans le cadre d’une prestation de traduction, une agence peut donc vous proposer tout ou partie de ce processus. On distinguera donc 4 niveaux de prestations de traduction :

• La traduction simple d’un texte par un traducteur : T
• La traduction simple avec contrôle final (contrôle qualité) : TP
• Une traduction révisée par un second traducteur puis soumise au contrôle final (contrôle qualité) : TEP
• Une traduction TEP incluant des prestations de PAO, livrée dans une mise en forme identique à la version d’origine, prête à être utilisée directement.

La traduction simple d’un texte par un traducteur (T – Traduction)

Ici, on se trouve dans le cadre d’une traduction simple réalisée généralement par un traducteur natif et expérimenté. Il s’agit dans la plupart des cas d’un traducteur en freelance qui propose un service dans une seule langue. Le traducteur traduit, retranscrit le texte source, et effectue les corrections nécessaires avant de livrer sa traduction définitive.

• Faible coût : si vous avez un budget serré c’est la bonne solution puisque vous ne payez que l’intervention d’un seul traducteur.
• Délai d’exécution rapide: le processus est simplifié, pas d’étape d’édition ni de relecture. Votre projet de traduction peut ainsi être livré plus rapidement.

Inconvénients de la traduction simple :

Etant donné que votre projet de traduction n’est géré que par un seul linguiste, sans relecture ou correction ad hoc, les erreurs sont plus fréquentes. Assurez-vous de travailler avec des agences de traduction qui proposent des traducteurs expérimentés et chevronnés pour éviter les risques et qui assurent un contrôle qualité final.

La traduction simple avec contrôle final (TP – Traduction Relecture)

Dans le cadre de cette prestation, la traduction et l’édition de vos fichiers passent entre les mains de deux linguistes différents. Ce niveau de prestation se retrouve généralement dans des agences spécialisées en services de traduction.

Le premier linguiste restitue le contenu de la langue source vers la langue cible.

Le deuxième linguiste examine le fichier traduit et le compare au fichier source pour un contrôle final et trouver d’éventuelles erreurs et apporte des modifications.

Ce n’est pas un travail d’édition à proprement parlé, mais des corrections simples et un contrôle qualité (ponctuation, éléments numériques, etc.).

L’option TP (Traduction Relecture) est généralement le niveau de prestation préféré des clients. Il permet un équilibre entre la qualité le coût et le délai d’exécution.

Une traduction éditée et relue par un second traducteur puis validée par un contrôle final (TEP – Traduction Edition Relecture)

Comme pour le niveau de prestation précédent (TP), le document source est d’abord traduit par un linguiste natif. Il est ensuite révisé par un deuxième traducteur qui va se concentrer sur les éléments suivants :

• Erreurs de formulation ou d’utilisation de la langue
• Structures grammaticales
• Incohérences sémantiques
• Utilisation abusive de la terminologie

La troisième étape de cette prestation consiste à réaliser un contrôle final qui consiste en une ultime relecture de la version finale.

Une attention particulière est portée sur la fluidité de compréhension du texte et sur la contextualisation de la traduction.

Ainsi, la dernière relecture est axée sur les éléments suivants :

• Orthographe et ponctuation
• Erreurs grammaticales
• Fautes de frappe
• Cohérence de la traduction des expressions natives

Dans certains cas, la traduction est réalisée avec l’aide d’un Moteur de Traduction Automatique (MT – Machine Translation) qui permet de raccourcir le temps global du projet de traduction. C’est une alternative à la traduction professionnelle classique TEP.

Le processus est le suivant :

1. Le traducteur intègre le texte source dans le système automatisé de traduction (moteurs de traduction sélectionnés)
2. Il récupère le texte traduit en langue cible
3. Il examine le texte traduit, assure sa cohérence globale, corrige les faux sens et les contresens, apporte les corrections nécessaires
4. Les réviseurs effectuent le contrôle qualité final

Une traduction livrée dans une mise en forme identique à la version d’origine, prête à être utilisée directement (TEP – Traduction Edition Relecture + PAO)

C’est le niveau de prestation ultime ! On parle ainsi de traduction avec PAO. En effet, non seulement vous bénéficiez de l’ensemble du process TEP mais en plus vous obtenez une mise en forme identique à la version d’origine.

Une fois que vous recevez les documents finaux, aucune modification de votre part n’est nécessaire. Les fichiers sont prêts à l’emploi ! Le contenu livré est soigné et la mise en page est adaptée.

Ce niveau de prestation est le meilleur choix pour les documents à haute valeur ajoutée ou sensibles.

Chez EuropaTrad, votre agence de traduction au service de vos projets, nous vous accompagnons dans de nombreux projets de traduction : traductions multilingues, traduction de sites web et contenus digitaux, traduction de documentations techniques, sous-titrage et transcription, localisation de logiciels, service d’interprétation, traduction juridique et assermentée et traduction marketing et de communication.

2. Quelles sont les questions à vous poser avant de lancer votre appel d’offre de traduction ?

Comme nous venons de le voir, une prestation de traduction ne peut s’évaluer et se comprendre sur son prix facial. Les spécificités de certains projets sont à prendre en compte pour décrypter les différents process de traduction(traduction simple, utilisation de la TAO, de la traduction automatique, TP et TEP).

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre appel d’offre, il est impératif de répondre à certaines questions liées au contexte et à votre projet de traduction lui-même.

Quel est l’enjeu de votre projet de traduction ?

Concrètement, il s’agit de déterminer ici pourquoi vous devez traduire des documents. Répondre à cette question vous permettra de réaliser des arbitrages quant au niveau de prestation qu’il vous faut.

La prise en compte du contexte de traduction permettra à votre prestataire de vous orienter vers la meilleure option.

Exemple : traduire des contenus digitaux ou des documents juridiques ne relèvent pas du même contexte, et les enjeux sont aussi très différents, ce qui renforce le fait de faire une TEP sur ce type de document. D’ailleurs, on peut parler ici de traduction plus ou moins sensible.

Quel est le niveau de complexité de vos traductions ?

La deuxième question à se poser est celle du niveau de complexité de vos traductions. En effet, identifier la difficulté et les spécificités que présentent vos documents vous permettra de faire les meilleurs choix de solutions.

Ainsi, essayez de répondre aux questions suivantes pour déterminer le niveau de complexité de vos traductions :

• Quels sont les contenus que vous devez traduire ? Des contenus techniques, des contenus dynamiques, des contenus multi supports ?
• La traduction de ces contenus nécessite-t-elle une expertise métier ou sectorielle ?
• Les contenus à traduire ont-ils un caractère rédactionnel ou éditorial ?
• Votre projet de traduction concerne-t-il plusieurs contenus ? Si oui, présents sur différents médias ? D’où la nécessité d’assurer une parfaite cohérence de traduction d’un support à l’autre.
• Quelle est la durée de vie de vos traductions ?
• Sont-elles liées à d’autres contenus ?
• Vont-elles subir des mises à jour ? Si oui, à quelle fréquence ?
• Qui sera en charge de faire vivre ces contenus ?
• A partir de quel outil ou de quelle interface ?
• Avez-vous besoin d’accompagnement pour structurer vos contenus sources ?
• Comment exploitez-vous ces contenus ?
• Sont-ils connectés avec votre système d’information ?
• Sont-ils intégrés ou liés à vos interfaces : CMS, PIM, DAM?
• Comment envisagez-vous de gérer la confidentialité de ces contenus ?

Quelle est la fréquence de votre besoin en traduction ?

Votre besoin est-il ponctuel ou récurrent ? Plus vous aurez besoin de traductions, plus vous aurez intérêt à chercher un partenaire stable et pérenne.

En effet, si vous avez besoin de traductions de manière régulière, nous vous conseillons de vous faire accompagner par une agence capable de vous suivre dans la durée.

Ce partenariat sera bénéfique sur bien des aspects

• Meilleure connaissance du contexte et des enjeux de vos besoins en traductions
• Plus grande écoute, attention et disponibilité
• Accès à des tarifs privilégiés grâce à l’utilisation des systèmes de TAO et aux mémoires de traduction

Chez EuropaTrad, votre agence en services de traduction, nous avons développé une réelle expertise de la gestion de projets complexes, multi-formats et multilingues. Nous ne concevons pas un projet de traduction comme un nombre de mots à transposer dans une autre langue, mais comme un projet dont il faut assurer la cohérence et la pertinence auprès de publics multiculturels.

Quelles langues sont concernées ?

La langue anglaise est celle qui est la plus concernée par les projets de traduction. Et c’est sans doute dans cette langue que porteront la plupart de vos besoins.

Rassurez-vous, toutes les agences maîtrisent l’anglais, mais il n’en est pas de même pour les autres langues.

Aussi, si vous avez besoin de traductions multi-lingues, nous vous conseillons d’évaluer votre prestataire sur l’ensemble des langues concernées par votre projet de traduction. Ne vous contentez pas uniquement de le challenger sur l’anglais.

Chez Europatrad, vos projets peuvent être traduits en anglais, et dans toutes les langues européennes mais également en russe et dans de multiples langues de l’est, au service de vos activités internationales.

Quelle est votre deadline ?

Si vous avez une contrainte de délai importante, il est indispensable de le préciser lors de votre consultation.

En effet, certaines agences de traduction ne pourront pas s’adapter à votre timing, en raison de leur planning de production.

D’autres prestataires pourront s’adapter à votre contrainte de temps mais dans des conditions financières particulières.

Chez Europatrad, nous vous proposons des délais en fonction de plusieurs facteurs :

• La disponibilité des traducteurs
• Le temps de préparation des documents
• Le temps de traduction
• Le temps de relecture/contrôle qualité
• Le temps de mise en forme finale

Pour réduire les délais et s’adapter à vos contraintes de délai, nous pouvons mobiliser une équipe de plusieurs linguistes simultanément.

3. Nos conseils et astuces pour bien construire votre appel d’offre

Votre rôle d’acheteur

Lancer une consultation pour vos besoins en traduction revient à vous mettre en position d’acheteur.

Votre rôle est donc primordial dans la construction de votre appel d’offre.

Prendre conscience de la nécessité de construire un véritable appel d’offre vous évitera bien des déconvenues : acheter le mauvais niveau de prestation ou encore sélectionner le mauvais critère.

Par exemple, le critère prix est certes très important à condition de l’opposer à la qualité et au délai de la prestation. Il vous faut coûte que coûte éviter de payer le mauvais prix et éviter de passer à côté de gains substantiels.

Même dans le cas où vous confiez vos projets de traduction à des partenaires de confiance, ne perdez pas de vue que vos décisions doivent reposer sur des critères objectifs :

• Le niveau de qualité de la prestation de traduction
• La variété des langues disponibles
• Les gains de productivité dans la durée qui peuvent être apportés par la bonne utilisation des outils professionnels de traduction (TAO et mémoires de traduction).

N’évaluez donc pas le prestataire sur un devis « one shot ». Essayez de comprendre précisément comment le prix proposé est construit. Cherchez à savoir comment se justifient les variations de tarif d’un prestataire à l’autre ?

Dimensionnez au mieux votre besoin

Comme indiqué plus haut dans l’article, il est important de bien cerner votre besoin. Quel est le contexte de consultation ? Quel est l’enjeu principal du projet de traduction ?

Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter l’ensemble des parties prenantes du projet de traduction au sein de votre organisation mais aussi en dehors.

Par ailleurs, une analyse des volumes de traduction est nécessaire. Mais ce sont surtout les fréquences de traduction de contenus qui impacteront votre travail de traduction dans la durée.

Enfin, n’oubliez pas non plus de réaliser un état des lieux de vos traductions existantes. Cherchez notamment à récupérer les mémoires de traduction s’il en existe.

Construisez une stratégie de traduction à long terme

Gardez en tête que le plus important est la fréquence de vos traductions et surtout la gestion de vos contenus dans la durée.

Ainsi, n’optez pas pour une gestion de vos traductions par types de supports mais plutôt selon le niveau de répétitions.

Deux cas de figure qui vous permettront de comprendre les bénéfices d’une stratégie de traduction qui s’inscrit dans la durée :

1. Dans le cas où vous avez de nombreuses traductions de contenus qui se répètent, il sera possible pour votre agence de traduction d’alimenter une mémoire ainsi qu’un glossaire au fur et à mesure de la collaboration. Votre agence de traduction pourra même vous proposer de travailler avec l’aide d’outils automatisés. Car un bon moteur de traduction est plus efficace quand il y a une mémoire de traduction et gagne fortement en pertinence. Cette bonne gestion du réemploi des traductions sera source de gains de temps pour l’agence, qui le répercutera à son client.
2. En revanche, si tous les contenus sont différents d’une prestation à l’autre, ou trop spécifiques (dans le cas d’un blog par exemple), alors votre agence ne pourra pas mettre en place de mémoire de traduction. Donc vous l’aurez compris, pas de bénéfices répercutés pour le client à terme.

Il vous faut donc penser partenariat à long terme pour entrer dans une logique gagnant-gagnant avec votre agence de traduction.

Cette relation vous permettra aussi d’organiser et de structurer vos contenus à long terme. Une gestion optimiséede l’ensemble de vos données qui vous apportera efficacité et crédibilité dans votre activité.

Animez et managez en interne votre stratégie de traduction

Votre posture d’acheteur doit intégrer une mission d’animation et de management du contrat de traduction.

Objectif : faire en sorte que vos donneurs d’ordre internes, souvent disséminés et compartimentés, ne déploient pas de mauvaises habitudes. Le risque est clair, mettre en péril votre stratégie de long terme !

Comment faire ? Pour optimiser votre stratégie de traduction, vous devez demander à votre partenaire de traduction de vous fournir régulièrement (tous les 6 mois par exemple), les informations statistiques des prestations réalisées, à savoir :

• Clients et donneurs d’ordre ayant passé des commandes
• Volumes traités
• Gains ‘TAO’ obtenus avec l’utilisation et la mutualisation des mémoires de traduction et des traductions effectuées

En pratique, vous pouvez par exemple faire preuve de pédagogie auprès de vos donneurs d’ordre en partageant des cas d’usages « maison ». Ils permettent de crédibiliser les projets de traduction mais aussi de diffuser les bonnes pratiques.

A n’en point douter, une bonne animation du contrat de prestation en services de traduction sera source de gains et de performance. Votre agence sera plus précise et pertinente dans ses livrables. Cela garantit à vos équipes opérationnelles de se concentrer sur leur cœur de métier et non sur la mise en œuvre de la traduction.

Privilégiez les agences de traduction certifiées ISO

Dans le cadre de votre appel d’offre, portez une attention particulière à la possibilité d’évaluer aisément la qualité des prestations de votre partenaire.

N’hésitez pas à lui fixer des objectifs ambitieux et réalistes afin de le challenger sur ses process de traduction.

Il vous faut vérifier que votre agence de traduction puisse vous transmettre des indicateurs clés de performance sur la mission que vous lui avez confiée.

Par exemple : gains apportés par la traduction assistée par ordinateur.

Exigez une norme de qualité du type ISO élimine les risques de non-qualité.